Yrityksen kannattaa palkata ensimmäinen työntekijä silloin, kun yrittäjän oma aika ei enää riitä kasvun ylläpitämiseen ja liiketoiminnasta jää rahaa palkan maksamiseen. Käytännössä tämä tarkoittaa, että työmäärä ylittää säännöllisesti normaalin työviikon ja asiakkaita tai tilauksia joudutaan hylkäämään resurssipulan takia. Tässä artikkelissa käymme läpi kaikki rekrytoinnin kannalta oleelliset kysymykset pienyrittäjän näkökulmasta.
Mitkä merkit kertovat, että yrittäjä tarvitsee apua?
Selkein merkki on se, että yrittäjä joutuu jatkuvasti kieltäytymään uusista asiakkaista tai projekteista kapasiteetin puutteen vuoksi. Muita vahvoja signaaleja ovat toistuvat myöhästymiset toimituksissa, asiakaspalvelun laadun heikkeneminen ja se, että yrittäjä työskentelee säännöllisesti viikonloppuisin ja iltaisin ilman taukoja.
Käytännössä kannattaa seurata omaa ajankäyttöä muutaman viikon ajan. Jos teet liikaa töitä ja huomaat, että käytät yli 20 prosenttia ajastasi tehtäviin, jotka voisi hoitaa joku muukin, olet jo tilanteessa, jossa rekrytointia on aiheellista harkita. Tällaisia tehtäviä ovat esimerkiksi laskutus, hallinnolliset rutiinit, asiakasviestintä tai tuotannon perustehtävät.
Myös yrittäjän jaksaminen on tärkeä mittari. Jatkuva kiire ja ylikuormitus johtavat helposti virheisiin, asiakassuhteiden kärsimiseen ja lopulta burn outiin, joka on yrityksen kasvulle paljon kalliimpaa kuin uuden työntekijän palkka.
Milloin yrityksen talous kestää ensimmäisen palkan?
Yrityksen talous kestää ensimmäisen palkan silloin, kun liikevaihto on riittävän vakaa kattamaan palkan sivukuluineen vähintään kuuden kuukauden ajan ilman, että se vaarantaa yrityksen kassavirran. Työnantajan sivukulut nostavat palkan kokonaiskustannuksen noin 25 prosenttia bruttopalkkaa korkeammaksi.
Ennen rekrytointipäätöstä kannattaa tehdä realistinen budjetti, jossa huomioidaan kaikki työnantajakustannukset. Näitä ovat bruttopalkan lisäksi työnantajan eläkemaksu, sairausvakuutusmaksu, tapaturmavakuutus, työttömyysvakuutus ja ryhmähenkivakuutus. Yhteensä nämä sivukulut ovat tyypillisesti noin 20-25 prosenttia bruttopalkasta, mutta tarkka summa vaihtelee toimialan ja työehtosopimuksen mukaan.
Me Aabalancella autamme kaikenkokoisia yrityksiä budjetoinnissa, jotta rekrytointipäätös perustuu todellisiin lukuihin eikä arvauksiin. Selkeä kuva kassavirrasta ja tulevista kuluista tekee päätöksenteosta huomattavasti helpompaa.
Hyvä nyrkkisääntö on, että yrityksen tulisi pystyä maksamaan uuden työntekijän palkka täysimääräisesti jo olemassa olevalla liikevaihdolla, ei tulevaisuuden kasvuodotuksilla. Jos rekrytointi edellyttää liikevaihdon kasvua, riski on merkittävä.
Mitä työnantajaksi ryhtyminen käytännössä tarkoittaa?
Työnantajaksi ryhtyminen tarkoittaa, että yrittäjä ottaa vastuun lakisääteisistä velvollisuuksista, kuten palkanlaskennasta, vakuutuksista, työterveyshuollosta, työehtosopimuksen noudattamisesta ja veroilmoituksista.
Käytännön toimenpiteet ennen ensimmäistä palkanmaksua ovat seuraavat:
- Rekisteröityminen työnantajarekisteriin Verohallinnolle (jos yli 1 vakituista työntekijää)
- Tapaturmavakuutuksen ja työeläkevakuutuksen ottaminen
- Työterveyshuollon järjestäminen
- Sovellettavan työehtosopimuksen selvittäminen
- Työsopimuksen laatiminen kirjallisena
- Palkanlaskentajärjestelmän tai palvelun hankkiminen
Työnantajan vastuisiin kuuluu myös vuosilomalain noudattaminen, sairausajan palkan maksaminen ja mahdollisten lisien, kuten ilta- tai viikonloppulisien, huomioiminen. Ensimmäistä kertaa työnantajaksi ryhtyvä yrittäjä törmää usein yllättävän laajaan velvollisuuksien kirjoon, joten ulkopuolinen asiantuntija-apu on monelle arvokas tuki.
Kannattaako palkata vai ulkoistaa?
Palkkaaminen kannattaa silloin, kun tarve on jatkuva, tehtävät vaativat yrityskohtaista osaamista tai läsnäoloa, ja yrityksen talous kestää pitkäaikaisen työsuhteen. Ulkoistaminen on järkevämpi vaihtoehto silloin, kun tarve on ajoittainen, erikoistunut tai kun toiminto ei kuulu yrityksen ydinosaamiseen.
Rekrytointi pk-yrityksessä on pitkäaikainen sitoumus. Työsuhteen päättäminen on juridisesti ja taloudellisesti raskasta, joten päätös kannattaa tehdä harkiten. Ulkoistaminen sen sijaan on joustavampaa ja usein kustannustehokkaampaa erityisesti sellaisissa toiminnoissa kuin kirjanpito, palkanlaskenta, markkinointi tai IT-tuki.
Hyvä lähestymistapa on kysyä itseltään: onko tämä tehtävä sellainen, jonka haluaisin saman henkilön tekevän vielä viiden vuoden kuluttua? Jos vastaus on kyllä, palkkaaminen on perusteltua. Jos tehtävä on luonteeltaan projektimainen tai vaihteleva, ulkoistaminen tai freelancer-yhteistyö voi olla viisaampi ratkaisu.
Miten palkanlaskenta hoidetaan pienessä yrityksessä?
Pienessä yrityksessä palkanlaskenta hoidetaan joko yrittäjän itsensä toimesta palkanlaskentaohjelmiston avulla tai ulkoistamalla se tilitoimistolle. Palkanlaskenta sisältää bruttopalkan laskemisen, ennakonpidätyksen toimittamisen, sivukulujen maksamisen ja tulorekisteriin ilmoittamisen jokaisen palkanmaksun jälkeen.
Tulorekisteri-ilmoitus on tehtävä viiden päivän kuluessa palkanmaksupäivästä, mikä tarkoittaa, että palkanlaskenta vaatii tarkkuutta ja ajallaan toimimista. Myöhästymiset johtavat viivästysmaksuihin.
Yrittäjällä on käytännössä kolme vaihtoehtoa:
- Itse tekeminen: Soveltuu parhaiten, jos palkkoja on vain yksi tai kaksi ja yrittäjällä on aikaa ja kiinnostusta opetella prosessi huolellisesti.
- Palkanlaskentaohjelmisto: Automatisoi laskelmia, mutta vaatii silti yrittäjän panosta ja vastuuta oikeellisuudesta.
- Tilitoimiston palvelu: Varmin vaihtoehto, jossa vastuu siirtyy ammattilaiselle. Ammattilainen vastaa ohjelmiston tausta-asetuksista, palkanlaskennasta ja viranomaisilmoittamisista.
Erityisesti ensimmäisen työntekijän kohdalla tilitoimiston käyttö on suositeltavaa, koska virheet palkanlaskennassa voivat johtaa merkittäviin seuraamuksiin ja pahimmillaan vahingoittaa työnantajan ja työntekijän välistä suhdetta heti alkumetreillä.
Ota yhteyttä ja katsotaan yhdessä, miten voimme parhaiten olla apuna yrityksesi palkanlaskennassa.