Tilitoimiston vaihtaminen kannattaa silloin, kun nykyinen palveluntarjoaja ei enää vastaa yrityksesi tarpeita, palvelun laatu on heikentynyt tai yhteistyö ei toimi sujuvasti. Vaihto on yrittäjälle täysin normaali ja usein erittäin järkevä päätös, eikä se ole läheskään niin monimutkainen prosessi kuin moni pelkää. Tässä artikkelissa käymme läpi kaiken oleellisen tilitoimiston vaihtamisesta käytännön asiakirjoista aikatauluihin.
Milloin tilitoimiston vaihtaminen kannattaa?
Tilitoimiston vaihto kannattaa silloin, kun koet, että nykyinen kirjanpitäjäsi ei tunne liiketoimintaasi, vastausajat venyvät, virheitä ilmaantuu toistuvasti tai et saa ennakoivaa neuvontaa vaan pelkästään pakolliset lakisääteiset toimet. Myös yrityksen kasvu tai kansainvälistyminen voi luoda tarpeen osaavammalle kumppanille.
Muita selkeitä merkkejä siitä, että kirjanpitäjän vaihtaminen on ajankohtaista:
- Raportteja ei saa ajallaan tai ne ovat vaikeaselkoisia
- Tilitoimisto ei ole tavoitettavissa tai viesteihin vastataan hitaasti
- Hinnoittelu on epäselvää eikä vastaa saatua palvelua
- Tilitoimisto käyttää vanhentunutta teknologiaa eikä tarjoa sähköisiä ratkaisuja
- Et saa verotukseen tai kasvuun liittyvää proaktiivista neuvontaa
Hyvä tilitoimisto maksaa itsensä nopeasti takaisin. Luotettava ja osaava kumppani ei ainoastaan hoida kirjanpitoa yrityksesi tarpeisiin, vaan ymmärtää liiketoimintaasi ja on aina tukenasi. Jos nykyinen tilitoimistosi ei täytä näitä kriteerejä, on aika harkita vaihtoa.
Mitä asiakirjoja tilitoimiston vaihtoon tarvitaan?
Tilitoimiston vaihtoon tarvitaan ennen kaikkea kaikki kirjanpitoaineisto, joka on kertynyt kuluvan tilikauden aikana sekä aiemmilta tilikausilta. Käytännössä tämä tarkoittaa tositteiden, tiliotteiden, palkanlaskennan aineistojen sekä tilinpäätösasiakirjojen siirtämistä uudelle tilitoimistolle.
Tärkeimmät siirrettävät aineistot ovat:
- Kirjanpitoaineisto kuluvan tilikauden alusta lähtien
- Edellisten tilikausien tilinpäätökset (yleensä vähintään 2–3 vuotta taaksepäin)
- Palkanlaskennan historiatiedot ja työsopimukset
- Veroilmoitukset ja veropäätökset
- Mahdolliset lainoihin tai sopimuksiin liittyvät asiakirjat
- Käyttäjätunnukset kirjanpito-ohjelmistoihin
Vanhalla tilitoimistolla on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa kaikki kirjanpitoaineistosi pyydettäessä. Uusi tilitoimisto auttaa yleensä käytännön siirrossa, joten sinun ei tarvitse selvittää kaikkea yksin.
Miten tilitoimiston vaihto käytännössä tapahtuu?
Tilitoimiston vaihto tapahtuu käytännössä kolmessa vaiheessa: irtisanot sopimuksen vanhalta tilitoimistolta, sovit aineiston siirrosta ja teet uuden sopimuksen valitsemasi tilitoimiston kanssa. Prosessi on suoraviivainen, kun se suunnitellaan etukäteen.
Vanhan sopimuksen irtisanominen
Tarkista ensin nykyisen sopimuksesi irtisanomisaika, joka on tyypillisesti kolme kuukautta. Ilmoita vaihdosta kirjallisesti, jotta sinulla on dokumentoitu todiste irtisanomisesta.
Uuden sopimuksen tekeminen ja aineiston siirto
Tee uusi toimeksiantosopimus mieluiten jo ennen edellisen sopimuksen irtisanomista. Sopimuksessa sovitaan palveluista, hinnoittelusta ja vastuista.
Tilitoimisto ottaa yleensä vastuun aineiston siirron koordinoinnista. Se ottaa yhteyttä vanhaan tilitoimistoon ja sopii käytännön järjestelyistä. Pilvipohjaisessa tilitoimistossa kuten meillä aineiston siirto on erityisen sujuvaa, koska kaikki toimii digitaalisesti.
Voiko tilitoimiston vaihtaa kesken tilikauden?
Kyllä, tilitoimiston voi vaihtaa kesken tilikauden. Se ei ole kiellettyä eikä edes erityisen hankalaa. Vaihto tilikauden vaihteessa on logistisesti selkein vaihtoehto, mutta käytännön syyt voivat täysin perustella vaihdon myös muuna ajankohtana.
Tilikauden puolivälissä tehty vaihto tarkoittaa, että uusi tilitoimisto jatkaa kirjanpitoa siitä, mihin vanha jäi. Tämä edellyttää, että vanha tilitoimisto on pitänyt kirjanpidon ajan tasalla ja luovuttaa aineiston asianmukaisesti. Hyvä uusi tilitoimisto osaa ottaa kirjanpidon haltuun missä vaiheessa tahansa ilman, että siitä koituu sinulle ylimääräistä vaivaa.
Jos tilanne nykyisen tilitoimiston kanssa on akuutti, kuten toistuvia virheitä tai vakavia viivästyksiä, ei kannata odottaa tilikauden vaihtumista. Yrityksen taloushallinto on liian tärkeä asia odotella.
Mitä uudelta tilitoimistolta kannattaa kysyä ennen sopimuksen tekemistä?
Ennen sopimuksen allekirjoittamista uudelta tilitoimistolta kannattaa kysyä, kuka konkreettisesti hoitaa kirjanpitosi, millainen on heidän vasteaikansa yhteydenottoihin, mitä ohjelmistoja he käyttävät ja miten hinnoittelu muodostuu. Nämä kysymykset paljastavat nopeasti, onko kumppani oikeasti sopiva yrityksellesi.
Tärkeimmät kysymykset uudelle tilitoimistolle:
- Kuka on vastuukirjanpitäjäni ja onko hänellä KLT-tutkinto?
- Miten yhteydenpito toimii ja kuinka nopeasti saan vastauksen kysymyksiini?
- Mitä ohjelmistoja käytätte ja tukevatko ne sähköistä arkistointia?
- Miten hinnoittelu toimii, onko se kiinteä kuukausihinta vai tuntiperusteinen?
- Miten hoidatte aineiston siirron vanhalta tilitoimistolta?
- Oletteko auktorisoitu tilitoimisto ja minkälaisia referenssejä teillä on?
Me Aabalancella haluamme, että jokainen asiakas tuntee olevansa tärkeä. Tiimimme avainosaajilla on KLT-/ PHT-tutkinto ja olemme Taloushallintoliiton auktorisoima tilitoimisto. Olemme tarpeeksi pieniä tarjotaksemme aidosti henkilökohtaista palvelua, mutta riittävän osaavia ja ammattitaitoisia vastaamaan kasvavan yrityksen kaikkiin tarpeisiin.
Tilitoimiston vaihtaminen on investointi yrityksesi tulevaisuuteen. Kun taloushallinto on osaavissa käsissä, voit itse keskittyä siihen tärkeimpään: yrittämiseen ja liiketoimintasi kasvattamiseen budjetoinnin avulla. Voit myös helposti laskea palvelun hinta-arvion käyttämällä tilitoimistomme hintalaskuria.