Kun kirjanpitäjä on lomalla, kirjanpidon hoito on järjestettävä etukäteen niin, että lakisääteiset velvoitteet täyttyvät tauotta. Käytännössä tämä tarkoittaa joko sijaisen nimeämistä, tehtävien delegoimista tai kirjanpidon ulkoistamista tilitoimistolle, joka huolehtii jatkuvuudesta lomakaudesta riippumatta. Alla käymme läpi tärkeimmät kysymykset, joita jokaisen yrittäjän kannattaa miettiä ennen kesälomakautta tai muuta pitkää poissaoloa.
Kuka vastaa kirjanpidosta, kun kirjanpitäjä on lomalla?
Kun kirjanpitäjä on lomalla, vastuu kirjanpidon jatkuvuudesta on aina yrityksellä itsellään. Käytännössä tehtävät siirtyvät joko nimetylle sijaiselle, toiselle tiimin jäsenelle tai ulkoiselle tilitoimistolle. Tärkeintä on, että vastuunjako on sovittu selkeästi ennen loman alkamista, eikä kriittisiä tehtäviä jätetä roikkumaan.
Monissa pienissä yrityksissä kirjanpitäjä on ainoa taloushallinnon osaaja, jolloin sijaistamiseen ei löydy luontevaa henkilöä talon sisältä. Tässä tilanteessa tilitoimiston käyttäminen on selkein ratkaisu: palvelu jatkuu normaalisti ilman katkoksia, koska tilitoimistossa on aina useampi henkilö, joka voi ottaa tehtävät hoitaakseen. Me Aabalancella tarjoamme myös kirjanpidon lomatuurauksia, joten yrittäjä voi luottaa siihen, että asiat etenevät ajallaan myös silloin, kun oma kirjanpitäjä on lomalla.
Mitä kirjanpitotehtäviä ei voi lykätä loma-ajalle?
Kirjanpidossa on tehtäviä, joilla on kiinteät määräajat, eikä niitä voi siirtää myöhemmäksi ilman seurauksia. Arvonlisäveron ilmoittaminen ja maksaminen, palkkojen maksaminen sovittuna päivänä sekä viranomaisille tehtävät ilmoitukset ovat esimerkkejä tehtävistä, jotka on hoidettava ajallaan lomakaudesta huolimatta.
Alla on lyhyt lista tehtävistä, joita ei voi jättää odottamaan:
- Arvonlisäveroilmoitus ja sen maksaminen verohallinnon aikataulun mukaisesti
- Palkkahallinto ja palkkojen maksaminen sovittuina palkkapäivinä
- Laskujen maksaminen eräpäivien mukaan viivästyskorkojen välttämiseksi
- Myyntilaskujen lähettäminen kassavirran turvaamiseksi
- Tulorekisteri-ilmoitukset palkkojen maksun jälkeen
Myös juokseva kirjanpito kannattaa pitää ajan tasalla. Mitä pidempään kirjauksia lykätään, sitä enemmän aikaa ja vaivaa niiden selvittäminen myöhemmin vaatii.
Miten digitaalinen taloushallinto helpottaa kirjanpitoa lomakausina?
Digitaalinen taloushallinto helpottaa kirjanpidon hoitoa lomakausina merkittävästi, koska se automatisoi toistuvia tehtäviä ja tekee tiedoista helposti saavutettavia paikasta riippumatta. Sähköiset järjestelmät voivat lähettää laskuja, kirjata tilitapahtumia ja muodostaa ilmoituksia automaattisesti, jolloin manuaalisen työn tarve vähenee huomattavasti.
Esimerkiksi Netvisor- ja Fennoa-ohjelmistot, joita me käytämme, mahdollistavat kirjanpidon, palkanlaskennan, laskutuksen ja raportoinnin yhdessä järjestelmässä. Tämä tarkoittaa, että sijainen tai tilitoimisto pääsee kaikkiin tarvittaviin tietoihin helposti ilman pitkää perehdytystä tai erillisiä paperikansioita.
Digitaalisuus tuo lomakausille erityistä lisäarvoa myös siksi, että tositteet kulkevat sähköisesti, eikä kukaan joudu odottamaan fyysisten papereiden saapumista. Yrittäjä voi tarvittaessa seurata yrityksen taloustilannetta reaaliajassa mobiililaitteelta, vaikka olisi itse lomalla.
Pitäisikö kirjanpito ulkoistaa tilitoimistolle loma-aikojen takia?
Kirjanpidon ulkoistaminen tilitoimistolle on perusteltua erityisesti silloin, kun yrityksen sisältä ei löydy riittävää osaamista tai resursseja hoitaa kirjanpitoa tai palkkahallintoa loma-aikoina. Tilitoimisto varmistaa jatkuvuuden automaattisesti, koska palvelu ei ole riippuvainen yksittäisen henkilön lomista tai poissaoloista.
Loma-aikojen lisäksi ulkoistaminen tuo muitakin etuja:
- Kirjanpito on aina ajan tasalla ilman katkoksia
- Lakisääteiset velvoitteet hoidetaan ajallaan ilman yrittäjän omaa seurantaa
- Yrittäjä vapautuu taloushallinnon rutiineista ja voi keskittyä liiketoimintaan
- Ammattitaitoinen tilitoimisto tunnistaa virheet ja kehityskohteet, joita yrittäjä ei itse välttämättä huomaa
Jos kirjanpidon ulkoistaminen tuntuu isolta askeleelta, voi myös harkita osittaista ulkoistamista: esimerkiksi pelkästään loma-aikojen tuurauksen hankkiminen tilitoimistolta on täysin mahdollista. Tärkeintä on, että ratkaisu sopii juuri oman yrityksen tilanteeseen ja kokoon.
Kuinka yritys voi valmistautua kirjanpitäjän lomaan etukäteen?
Paras tapa valmistautua kirjanpitäjän lomaan on aloittaa suunnittelu hyvissä ajoin, mieluiten vähintään pari kuukautta ennen loman alkamista. Selkeä etukäteissuunnitelma estää kiireen ja varmistaa, että kaikki kriittiset tehtävät tulevat hoidetuiksi oikeaan aikaan ja halutulla tavalla.
Käytännön valmistelut ennen lomaa
Ennen kuin kirjanpitäjä jää lomalle, kannattaa tehdä seuraavat asiat:
- Kartoita tulevat määräajat loma-ajalle: mitkä ilmoitukset, maksut ja kirjaukset erääntyvät?
- Nimeä vastuuhenkilö tai sovi tilitoimiston kanssa lomatuurauksen järjestämisestä
- Päivitä kirjanpito ajan tasalle ennen loman alkamista, jotta sijainen ei aloita selvittelytyöstä
- Varmista käyttöoikeudet taloushallinnon järjestelmiin kaikille, jotka tarvitsevat niitä loma-aikana
- Laadi lyhyt ohjeistus toistuvista tehtävistä ja tärkeimmistä yhteystiedoista
Viestintä ja dokumentointi
Hyvä dokumentointi on loma-aikojen pelastus. Kun prosessit on kirjattu selkeästi ylös, sijainen tai tilitoimiston edustaja pystyy jatkamaan tehtäviä siitä mihin ne jäivät. Käytännössä tämä tarkoittaa ajantasaista listaa toistuvista tehtävistä, käytössä olevista ohjelmistoista ja tärkeimmistä yhteystiedoista ja asiantuntijoista.
Hyvin valmisteltu loma-aika ei aiheuta yritykselle ylimääräistä stressiä tai taloudellisia seurauksia. Kun kirjanpidon jatkuvuus on varmistettu etukäteen, sekä yrittäjä että kirjanpitäjä voivat nauttia lomastaan rauhassa.