Tilitoimisto voi korvata sisäisen kirjanpitäjän loman ajaksi ottamalla vastuun kaikista juoksevista kirjanpitotehtävistä, palkanlaskennasta ja viranomaisraportoinnista. Tämä ratkaisu sopii erityisesti yrityksille, joilla on vain yksi kirjanpitäjä tai pieni taloustiimi, eikä halua palkata erillistä sijaista. Alla käymme läpi tärkeimmät kysymykset, jotka auttavat sinua järjestämään kirjanpidon sujuvasti myös loma-aikana.
Mitä tapahtuu kirjanpidolle, kun kirjanpitäjä jää lomalle?
Kun sisäinen kirjanpitäjä jää lomalle, kirjanpidon juoksevat tehtävät eivät pysähdy. Laskut on kirjattava, palkat maksettava ajallaan ja mahdolliset arvonlisäveroilmoitukset toimitettava Verohallinnolle määräajassa. Jos näitä tehtäviä ei ole delegoitu kenellekään, yritys voi ajautua viivästysmaksuihin tai hallinnolliseen kaaokseen.
Erityisen kriittisiä ovat palkanlaskennan määräajat, sillä palkat on maksettava sovittuna päivänä riippumatta siitä, onko kirjanpitäjä paikalla. Samoin arvonlisäveron ilmoitus- ja maksuaikataulu ei jousta loman takia. Lyhytkin viive voi aiheuttaa turhia lisäkustannuksia ja hallinnollista vaivaa.
Monessa pienessä tai keskisuuressa yrityksessä kirjanpitäjä on ainoa henkilö, joka hallitsee taloushallinnon kokonaisuuden. Tällöin hänen poissaolonsa luo todellisen aukon, joka on täytettävä jollakin tavalla ennen loman alkamista.
Miten tilitoimisto toimii kirjanpitäjän sijaisena?
Tilitoimisto toimii kirjanpitäjän sijaisena ottamalla haltuunsa yrityksen kirjanpidon, palkanlaskennan ja viranomaisraportoinnin sovitussa määrin sovitun jakson ajaksi. Käytännössä tilitoimisto jatkaa siitä, mihin sisäinen kirjanpitäjä jäi, noudattaa samoja prosesseja ja huolehtii siitä, että kaikki määräajat täyttyvät.
Hyvä tilitoimisto ei ainoastaan suorita mekaanisia tehtäviä, vaan toimii aktiivisena taloushallinnon kumppanina. Se tarkistaa, että kaikki tositteet ovat kunnossa, seuraa maksuliikennettä ja tiedottaa yrityksen johtoa mahdollisista poikkeamista. Näin yritysjohto voi luottaa siihen, että talous on hallinnassa myös poissaolon aikana.
Me Aabalancella hoidamme myös kirjanpidon lomatuurauksia, joten tehtävien siirto meille onnistuu joustavasti, mikäli käytössä on Netvisor tai Fennoa -ohjelmisto.
Mitä tehtäviä tilitoimisto voi hoitaa loman aikana?
Tilitoimisto voi hoitaa loman aikana käytännössä kaikki ne taloushallinnon tehtävät, joita sisäinen kirjanpitäjä normaalisti tekee. Laajuus sovitaan etukäteen yrityksen tarpeiden mukaan, ja palvelu voidaan räätälöidä kevyestä tuurausavusta aina täyteen taloushallinnon ulkoistamiseen.
Tyypillisimmät loma-ajan tehtävät ovat:
- Juokseva kirjanpito ja tiliöinnit
- Palkanlaskenta ja palkkojen maksaminen aikataulussa
- Arvonlisäveroilmoitusten laatiminen ja toimittaminen
- Ostolaskujen käsittely ja hyväksyttäminen
- Myyntilaskujen seuranta ja maksumuistutukset
- Raportointi yritysjohdolle tarvittaessa
Tarvittaessa tilitoimisto voi myös vastata kirjanpitoon liittyviin kysymyksiin, jos yrityksen muilla henkilöillä herää kysymyksiä loma-aikana. Tämä on erityisen arvokasta silloin, kun yrityksessä ei ole muita taloushallinnon osaajia.
Kuinka nopeasti tilitoimisto pystyy aloittamaan?
Tilitoimisto pystyy aloittamaan kirjanpitäjän sijaisuuden tyypillisesti muutaman päivän tai viikon varoitusajalla, kun tarvittavat tiedot ja käyttöoikeudet on toimitettu. Mitä aiemmin yhteistyöstä sovitaan, sitä sujuvammin siirtymä tapahtuu.
Nopean aloituksen edellytyksenä on, että tilitoimistolle toimitetaan pääsy yrityksen kirjanpito-ohjelmistoon, tieto avoimista tehtävistä ja mahdollisista lähestyvistä määräajoista sekä yhteyshenkilö yrityksestä, johon tilitoimisto voi tarvittaessa olla yhteydessä.
Kiireellisissä tilanteissa, kuten äkillisen sairastumisen kohdalla, on silti mahdollista sopia nopeasta aloituksesta. Tällöin ensimmäiset päivät menevät tietojen haltuunottoon, mutta kriittisimmät tehtävät, kuten palkanlaskenta, voidaan priorisoida heti alusta alkaen.
Kannattaako loman aikainen ulkoistaminen vai palkata sijainen?
Loman aikainen kirjanpidon ulkoistaminen tilitoimistolle on useimmiten kannattavampaa kuin sijaisen palkkaaminen, erityisesti lyhytaikaisissa poissaoloissa. Sijaisen rekrytointi vie aikaa ja resursseja, ja lyhyeen työsuhteeseen sopivan osaajan löytäminen voi olla haastavaa.
Ulkoistamisen edut lyhytaikaisessa tarpeessa
Tilitoimiston käyttäminen sijaisena on hallinnollisesti kevyttä: ei työsopimuksia, ei perehdytysvastuuta samassa laajuudessa kuin uudelle työntekijälle, eikä epävarmuutta siitä, löytyykö sopiva henkilö ajoissa. Maksat vain tehdystä työstä sovitun jakson ajalta, joten kustannukset pysyvät ennakoitavina.
Milloin sijaisen palkkaaminen voi olla perusteltua?
Jos kirjanpitäjä on poissa useita kuukausia tai yrityksessä on erityisen monimutkainen toimiala, joka vaatii syvällistä perehtymistä, voi sijaisen palkkaaminen olla harkitsemisen arvoista. Myös silloin, jos yrityksessä on jo valmiiksi vahva taloushallinnon tiimi ja tarvitaan vain lisäkäsiä, sijainen voi olla luonteva valinta.
Miten loman aikainen tilitoimistoyhteistyö käytännössä järjestetään?
Loman aikainen tilitoimistoyhteistyö järjestetään parhaiten sopimalla käytännöistä hyvissä ajoin ennen loman alkua. Onnistuneen yhteistyön perusta on selkeä tehtävälista, toimivat käyttöoikeudet ja nimetty yhteyshenkilö yrityksestä.
Käytännön järjestelyt etenevät yleensä seuraavasti:
- Ota yhteyttä tilitoimistoon hyvissä ajoin ennen loman alkua.
- Käy läpi avoimet tehtävät ja lähestyvät määräajat yhdessä tilitoimiston kanssa.
- Toimita käyttöoikeudet kirjanpito-ohjelmistoon ja muihin tarvittaviin järjestelmiin.
- Sovi kommunikointitavasta: kuinka usein tilitoimisto raportoi, kehen otetaan yhteyttä kysymyksissä.
- Varmista siirtymä takaisin: kun kirjanpitäjä palaa lomalta, tilitoimisto toimittaa yhteenvedon tehdyistä töistä ja avoimista asioista.
Digitaaliset taloushallinnon ratkaisut tekevät yhteistyöstä sujuvaa etäisyydestä riippumatta. Kaikki tarvittava hoituu verkon kautta, joten tilitoimiston sijainnilla ei ole merkitystä. Tärkeintä on, että pelisäännöt ovat selvät ja molemmat osapuolet tietävät, mitä loma-ajalta odotetaan. Ota yhteyttä ja kysy lisää.