Henkilökohtainen palvelu ratkaisee tilitoimistoa valitessa, koska kirjanpitäjäsi ymmärtää silloin liiketoimintaasi yksilöllisesti eikä käsittele yritystäsi vain yhtenä numerosarjana muiden joukossa. Hyvä tilitoimistokumppani on aina tukenasi, pitää huolen lakisääteisistä velvoitteistasi ja vapauttaa sinut keskittymään itse yrittämiseen. Tässä artikkelissa käymme läpi kaiken oleellisen, mitä sinun tulee tietää tilitoimiston valinnasta.
Mitä henkilökohtainen palvelu tilitoimistossa käytännössä tarkoittaa?
Henkilökohtainen palvelu tilitoimistossa tarkoittaa sitä, että sinulla on nimetty kirjanpitäjä, joka tuntee yrityksesi tilanteen, toimialan ja tavoitteet. Palvelut räätälöidään juuri sinun tarpeisiisi eikä asiakkuutesi huku massaan. Saat vastauksen kysymyksiisi nopeasti eikä sinun tarvitse selittää tilannettasi alusta asti joka kerta.
Käytännössä tämä näkyy arjessa monella tavalla. Kirjanpitäjäsi huomioi proaktiivisesti, jos yrityksen taloudessa on jotain, johon kannattaa reagoida. Hän muistuttaa tärkeistä määräajoista, ehdottaa verotuksellisesti järkeviä ratkaisuja ja on tavoitettavissa silloin, kun tarvitset neuvoa. Taloushallinto ei ole vain pakollinen kuluerä vaan aito tuki liiketoimintasi kasvulle.
Meillä Aabalancella jokainen asiakas kohdataan yksilöllisesti ja palvelut räätälöidään tarpeen mukaan. Tiimimme avainosaajilla on KLT-tutkinto, mikä tarkoittaa, että saat ammattitaitoisen kirjanpitäjän, joka osaa myös neuvoa strategisesti eikä vain kirjata lukuja.
Miksi massapalvelu ei sovi kaikille yrityksille?
Massapalvelu ei sovi yrityksille, joiden toiminta on monimuotoista, kasvuhakuista tai vaatii erityisosaamista. Kun tilitoimisto hoitaa satoja asiakkaita samalla kaavalla, yksilölliset tarpeet saattavat jäädä taka-alalle ja tärkeät huomiot voivat jäädä tekemättä.
Kasvava yritys kohtaa jatkuvasti tilanteita, joihin ei löydy valmista vastausta: uusia toimialoja, kansainvälistymistä, rahoitusneuvotteluja tai henkilöstömuutoksia. Näissä hetkissä tarvitaan kirjanpitäjä, joka tuntee tilanteesi ja pystyy reagoimaan nopeasti. Massapalvelussa asiakas on usein se, joka joutuu itse seuraamaan, että kaikki tulee tehtyä oikein ja ajallaan.
Lisäksi yrittäjät, joilla on erityisiä toiveita raportoinnin tai viestinnän suhteen, tarvitsevat joustavan kumppanin. Hyvä tilitoimisto maksaa itsensä nopeasti takaisin, kun asiantunteva neuvonta auttaa välttämään virheitä ja löytämään verotuksellisesti järkevimmät ratkaisut.
Miten tunnistat tilitoimiston palvelun laadun ennen sopimusta?
Tilitoimiston palvelun laadun tunnistaa ennen sopimusta tarkastelemalla henkilökunnan pätevyyttä, toimintaprosesseja ja asiakasviestinnän selkeyttä. Laadukkaassa tilitoimistossa on KLT-tutkinnon suorittaneita kirjanpitäjiä, PHT-palkanlaskijoita, selkeät työtavat ja kyky kertoa palveluistaan ymmärrettävästi.
Pyydä alkutapaamisessa vastauksia ainakin näihin kysymyksiin:
- Kuka on nimetty kirjanpitäjäni ja mikä on hänen taustansa?
- Miten viestintä asiakkaan kanssa käytännössä tapahtuu?
- Mitä ohjelmistoja käytetään ja onko minulla pääsy omiin tietoihini?
- Miten tilitoimisto reagoi, jos jokin asia vaatii kiireellistä toimenpidettä?
- Onko tilitoimisto Taloushallintoliiton auktorisoima?
Kiinnitä huomiota myös siihen, miten tilitoimisto kuuntelee sinua jo ensimmäisessä kontaktissa. Jos he esittävät tarjouksen kuulematta tarpeitasi kunnolla, se kertoo palvelutyylistä jatkossakin. Laadukas tilitoimisto haluaa ymmärtää liiketoimintaasi ennen kuin tekee ehdotuksia.
Mitä eroa on auktorisoidulla ja auktorisoimattomalla tilitoimistolla?
Auktorisoitu tilitoimisto on Taloushallintoliiton hyväksymä ja täyttää tiukat vaatimukset henkilökunnan pätevyyden, vastuuvakuutuksen ja toimintatapojen suhteen. Auktorisoimattomalla tilitoimistolla ei ole tätä ulkopuolista laadunvarmistusta, joten asiakkaan on vaikeampi arvioida palvelun tasoa etukäteen.
Auktorisointi ei ole automaattinen oikeus vaan se myönnetään hakemuksen perusteella ja edellyttää jatkuvaa kehittymistä. Taloushallintoliiton auktorisointi tarkoittaa käytännössä, että tilitoimistolla on voimassa oleva vastuuvakuutus, henkilöstöllä on riittävä koulutus ja toiminta on läpinäkyvää.
Me olemme saaneet Taloushallintoliiton auktorisoinnin vuonna 2023, ja olemme yksi vain 17:stä tilitoimistosta, jotka saivat sen kyseisenä vuonna. Tämä on konkreettinen osoitus siitä, että palvelumme täyttää korkeat laadulliset vaatimukset. Kun valitset auktorisoidun tilitoimiston, voit olla varmempi siitä, että kumppanisi toimii ammatillisesti ja vastuullisesti.
Milloin yrityksen kannattaa vaihtaa tilitoimistoa?
Yrityksen kannattaa vaihtaa tilitoimistoa silloin, kun nykyinen kumppani ei enää vastaa yrityksen kasvaneisiin tarpeisiin, viestintä on hidasta tai epäselvää tai kirjanpidossa toistuu virheitä. Myös tunne siitä, että olet vain numero muiden joukossa, on riittävä syy etsiä parempi vaihtoehto.
Tyypillisiä merkkejä siitä, että vaihto on ajankohtainen:
- Kirjanpitäjäsi vaihtuu usein eikä kukaan tunne yrityksesi historiaa
- Saat vastauksia hitaasti tai et lainkaan
- Raportit ovat vaikeaselkoisia eikä niistä saa päätöksenteon tueksi tarvittavaa tietoa
- Tilitoimisto ei hyödynnä moderneja digitaalisia työkaluja
- Tunnet, että kirjanpitäjä ei ymmärrä tai ole kiinnostunut yrityksesi toimialasta
Tilitoimiston vaihtaminen voi kuulostaa raskaalta prosessilta, mutta ammattilaisten käsissä se on käytännössä suoraviivaista ja yllättävän helppoa. Uusi tilitoimisto hoitaa yleensä tietojen siirron ja varmistaa jatkuvuuden. Tärkeintä on, että taloushallinto on osaavissa käsissä eikä jarru kasvullesi.
Voiko tilitoimiston palvelut ulkoistaa kokonaan?
Kyllä, tilitoimiston palvelut voi ulkoistaa kokonaan. Modernit pilvipohjaiset ohjelmistot mahdollistavat kirjanpidon, palkanlaskennan, laskutuksen ja raportoinnin täysin digitaalisesti ilman fyysisiä tapaamisia tai paperisia tositteita. Yhteydenpito tapahtuu puhelimitse tai videopuhelun välityksellä.
Etäpalvelu ei tarkoita etäistä palvelua. Kun tilitoimisto toimii pilvipohjaisesti, sinulla on reaaliaikainen pääsy omiin taloustietoihisi missä ja milloin tahansa. Kirjanpitäjäsi on tavoitettavissa yhtä helposti kuin toimistolla istuva kollega, usein jopa helpommin.
Me toimimme täysin pilvipohjaisesti ja paperittomasti käyttäen muun muassa Netvisor- ja Fennoa-ohjelmistoja ja palvelemme asiakkaita valtakunnallisesti ympäri Suomen. Etätyöskentely on meille arkipäivää, ja asiakkaamme ovat kokeneet, että laadukas ja henkilökohtainen palvelu onnistuu erinomaisesti myös täysin etänä.
Taloushallinnon ulkoistaminen kokonaan vapauttaa arvokasta aikaa ja energiaa ydinosaamiseesi. Kun luotat kirjanpidon, palkanlaskennan ja verotuksen ammattilaisille, sinä voit keskittyä siihen, missä olet parhaimmillasi: laske tilitoimistopalvelun hinta yrityksellesi ja voit keskittyä oman yrityksesi kasvattamiseen.