Kassavirtaa voi parantaa merkittävästi ilman ulkopuolista rahoitusta. Tehokkain tapa on tarkastella yrityksen omia toimintatapoja: laskutuskäytäntöjä, maksuaikoja, kulurakennetta ja taloushallinnon ajantasaisuutta. Nämä tekijät ovat pitkälti yrityksen omassa hallinnassa, eikä niiden korjaaminen vaadi lainaa tai sijoittajia. Seuraavissa osioissa käymme läpi keskeisimmät kysymykset, joihin vastaamalla pääset konkreettisesti parantamaan yrityksesi kassanhallintaa.
Mitkä tekijät heikentävät yrityksen kassavirtaa eniten?
Yrityksen kassavirtaa heikentävät eniten myyntisaamisten pitkä kiertoaika, liian löysät maksuehdot, ennakoimattomat kulut ja varastoihin sitoutunut pääoma. Nämä tekijät yhdessä voivat tehdä kassasta ahtaan, vaikka liiketoiminta olisi periaatteessa kannattavaa. Kassavirran ongelmat eivät siis aina tarkoita, että yritys tekee tappiota.
Yksi yleisimmistä sudenkuopista on tilanne, jossa myyntiä tehdään paljon, mutta rahat tulevat kassaan hitaasti. Jos asiakkaat maksavat 60 tai 90 päivän maksuajalla, yritys joutuu rahoittamaan toimintaansa omasta pussistaan sen ajan. Tähän yhtälöön kun yhdistää yrityksen omat, nopeammin erääntyvät laskut laskut, syntyy helposti negatiivinen kassavirta.
Myös ennakoimattomat kulupiikit, kuten kausivaihtelut tai yllättävät korjaukset, voivat hetkellisesti tyhjentää kassan. Siksi kassavirran hallinta ei ole vain juoksevien asioiden hoitamista, vaan myös tulevaisuuden ennakointia.
Miten laskutuskäytännöt vaikuttavat kassavirtaan?
Laskutuskäytännöt vaikuttavat suoraan siihen, kuinka nopeasti tehty työ tai toimitettu tuote muuttuu rahaksi kassassa. Mitä nopeammin laskutat ja mitä lyhyemmät maksuajat asetat, sitä parempi kassavirta yrityksellä on. Laskutuksen viivästyminen on yksi helpoiten korjattavista kassavirran ongelmista.
Käytännössä monet yritykset laskuttavat kuukauden lopussa tai projektin päätyttyä, vaikka laskuttaminen heti suorituksen jälkeen olisi mahdollista. Tämä viive voi tarkoittaa viikkoja tai jopa kuukausia lisää odottelua ennen kuin raha näkyy tilillä.
Sähköinen laskutus nopeuttaa prosessia huomattavasti. Kun lasku lähtee asiakkaalle heti työn valmistuttua ja maksupäivä on selkeästi merkitty, maksukin saapuu todennäköisemmin ajallaan. Myös laskujen seuranta kannattaa automatisoida, jotta myöhästyneet maksut huomataan ajoissa ja niihin voidaan reagoida nopeasti muistutuksella.
Kuinka nopeasti maksuehtojen muuttaminen näkyy kassassa?
Maksuehtojen muuttaminen voi näkyä kassassa jo muutaman viikon sisällä, jos muutos tehdään aktiivisille asiakkuuksille. Lyhentämällä maksuaikaa esimerkiksi 30 päivästä 14 päivään tai tarjoamalla käteisalennusta nopeasta maksusta, raha kiertää huomattavasti nopeammin. Vaikutus on sitä nopeampi, mitä tiheämmin yritys laskuttaa.
Uusille asiakkaille muutos on yksinkertaista: uudet ehdot kirjataan heti sopimukseen. Vanhojen asiakkuuksien kanssa kannattaa edetä harkiten ja perustella muutos esimerkiksi toimialan yleisillä käytännöillä tai yrityksen omilla prosessimuutoksilla.
Käteisalennus, esimerkiksi 2 prosentin alennus 10 päivän maksuajalla, on tehokas kannustin nopeaan maksamiseen. Monelle asiakkaalle se on houkutteleva tarjous, ja yritykselle pienempi summa nopeammin on usein parempi kuin täysi summa myöhässä. Pitkällä aikavälillä tämä käytäntö voi vapauttaa merkittävästi käteistä kassaan.
Mitä kuluja kannattaa tarkistaa kassavirran vapauttamiseksi?
Kassavirran vapauttamiseksi kannattaa ensisijaisesti tarkistaa toistuvat kiinteät kulut, käyttämättömät tilaukset ja palvelut sekä kulut, joiden hinta-hyötysuhde on heikko. Näiden läpikäynti säännöllisesti voi paljastaa yllättävän paljon turhia menoja, jotka kuormittavat kassaa kuukausittain.
Hyvä lähtökohta on käydä läpi kaikki automaattiset veloitukset ja tilaukset. Ohjelmistot, jäsenyydet ja palvelut, joita ei enää aktiivisesti käytetä, kannattaa irtisanoa välittömästi. Tämä on nopea tapa vapauttaa kassavirtaa ilman, että liiketoiminta kärsii.
Isompi vaikutus syntyy, kun tarkastellaan kulujen ajoitusta. Jos esimerkiksi vakuutukset tai muut suuret laskut maksetaan kertaluonteisesti, kannattaa selvittää, voiko ne maksaa kuukausierissä. Näin suuri kertameno ei tyhjennä kassaa hetkellisesti. Vastaavasti omien ostojen maksuaikoja kannattaa hyödyntää täysimääräisesti, eli maksaa laskut eräpäivänä, ei ennen sitä.
Miten kirjanpidon ajantasaisuus auttaa kassavirran hallinnassa?
Ajantasainen kirjanpito antaa yritykselle reaaliaikaisen kuvan kassatilanteesta, tuloista ja menoista. Kun tiedät tarkalleen, paljonko rahaa on tulossa ja menossa seuraavien viikkojen aikana, pystyt tekemään parempia päätöksiä ja välttämään ikävät yllätykset. Viivästynyt kirjanpito on yksi yleisimmistä syistä, miksi kassavirran ongelmat havaitaan liian myöhään.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että kirjanpito ei voi olla vain verottajaa varten tehtävä pakollinen paha. Se on johtamisen työkalu. Kun kirjanpito on ajan tasalla, näet heti, mitkä asiakkaat ovat maksaneet, mitä laskuja on vielä avoimena ja milloin seuraavat suuret kulut erääntyvät.
Me Aabalancella autamme yrityksiä pitämään kirjanpidon ajantasaisena digitaalisten ohjelmistojen avulla, jolloin kassavirran seuranta onnistuu käytännössä reaaliajassa. Tarjoamme myös budjetointipalveluita kaiken kokoisille yrityksille, jotta kassavirran suunnittelu ei jää pelkän arvailun varaan, vaan perustuu todellisiin lukuihin ja realistisiin ennusteisiin. Tarvittaessa hoidamme kaikki taloushallinnon osa-alueet puolestasi kirjanpidosta palkanlaskentaan ja raportointiin, jotta sinulla jää aikaa keskittyä itse liiketoimintaan.
Ajantasainen taloushallinto ei pelkästään kerro, missä mennään, vaan auttaa myös ennakoimaan tulevaa. Kun kassavirran kehitys on näkyvissä hyvissä ajoin, ehdit reagoida ennen kuin ongelmat kärjistyvät. Voit myös kokeilla taloushallinnon hintalaskuria ja selvittää, mitä palvelut maksaisivat juuri sinun yrityksellesi.
