Taloushallinnon ulkoistaminen tarkoittaa pienyritykselle sitä, että kirjanpito, palkanlaskenta, laskutus ja muut talouden tehtävät siirretään ammattilaisen hoidettavaksi. Tai osa niistä. Käytännössä pienyritys solmii sopimuksen tilitoimiston kanssa, joka ottaa vastuun sovituista taloushallinnon osa-alueista. Ulkoistaminen vapauttaa yrittäjän aikaa itse liiketoiminnalle ja varmistaa, että taloudelliset velvoitteet hoidetaan oikein ja ajallaan. Tässä artikkelissa käymme läpi kaiken oleellisen: mitä palveluita ulkoistamiseen kuuluu, milloin se kannattaa ja miten oikea tilitoimisto valitaan.
Mitä palveluita taloushallinnon ulkoistamiseen yleensä kuuluu?
Taloushallinnon ulkoistamiseen kuuluu tyypillisesti kirjanpito, tilinpäätös, veroilmoitukset, palkanlaskenta ja laskutus. Laajemmissa kokonaisuuksissa mukaan voivat tulla myös budjetointi, talousennusteet ja johdon raportit. Ulkoistettavien palveluiden laajuus riippuu yrityksen koosta ja tarpeista ja sopimus räätälöidään aina tilanteen mukaan.
Me Aabalancella tarjoamme kattavan valikoiman taloushallinnon palveluita, jotta pienyritys voi ulkoistaa juuri sen verran kuin tarvitsee. Palvelumme kattavat muun muassa:
- Kirjanpito ja juokseva taloushallinto
- Tilinpäätös
- Veroilmoitukset
- Palkanlaskenta, HR-palvelut
- Laskutus
- Budjetointi ja ennusteet
- Talousjohtaminen ja johdon sijaispalvelut
Koko taloushallinnon voi siirtää meille, tai vaihtoehtoisesti voidaan sopia vain tietyistä osa-alueista. Tärkeintä on, että ratkaisu palvelee juuri sinun yrityksesi tarpeita.
Milloin pienyrityksen kannattaa ulkoistaa taloushallinto?
Pienyrityksen kannattaa harkita taloushallinnon ulkoistamista silloin, kun taloushallintoon kuluu kohtuuttomasti aikaa, virheitä alkaa syntyä tai yritys kasvaa niin nopeasti, että oman osaamisen rajat tulevat vastaan. Ulkoistaminen on järkevä vaihtoehto myös silloin, kun kirjanpitolainsäädäntö tai verotuksen vaatimukset tuntuvat monimutkaisilta.
Käytännössä ulkoistaminen kannattaa erityisesti näissä tilanteissa:
- Yrittäjä käyttää useita tunteja viikossa taloushallintoon oman ydintyön sijaan
- Yritys palkkaa ensimmäiset työntekijät ja palkanlaskenta tulee ajankohtaiseksi
- Liikevaihto kasvaa ja kirjanpidon vaatimukset monimutkaistuvat
- Verotuksessa tai tilinpäätöksessä on aiemmin ollut virheitä tai myöhästymisiä
- Yrittäjä haluaa selkeämmän kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta
Ulkoistaminen ei ole pelkästään suurten yritysten ratkaisu. Jopa yhden hengen yritys hyötyy siitä, kun talousasiat ovat ammattilaisen käsissä ja yrittäjä voi keskittyä siihen, missä on parhaimmillaan.
Mitä taloushallinnon ulkoistaminen maksaa pienyritykselle?
Taloushallinnon ulkoistamisen hinta pienyritykselle vaihtelee tyypillisesti muutamasta sadasta eurosta ylöspäin kuukaudessa riippuen tarvittavista palveluista, liiketoiminnan laajuudesta ja tapahtumien määrästä. Yksinkertaisimmillaan kirjanpidon ulkoistaminen pienelle yritykselle voi olla hyvinkin edullista, kun taas laajempi kokonaisulkoistus maksaa enemmän.
Hintaan vaikuttavat yleensä seuraavat tekijät:
- Kuukausittaisten kirjanpitovientien määrä
- Palkansaajien lukumäärä
- Tarvittavien palveluiden laajuus, esimerkiksi pelkkä kirjanpito vai koko taloushallinto
- Yrityksen toimiala ja erityisvaatimukset
- Käytettävä ohjelmisto
Kustannuksia kannattaa verrata siihen, mitä oman taloushallinnon hoitaminen todellisuudessa maksaa laskettuna yrittäjän ajankäyttönä, ohjelmistolisensseinä ja mahdollisina virheistä aiheutuvina kuluina. Monelle pienyritykselle ulkoistaminen osoittautuu kokonaistaloudellisesti edullisemmaksi vaihtoehdoksi.
Miten taloushallinnon ulkoistaminen käytännössä toimii?
Taloushallinnon ulkoistaminen käynnistyy kartoittamalla yrityksen tarpeet ja sopimalla tilitoimiston kanssa palveluiden laajuudesta. Tämän jälkeen otetaan käyttöön yhteinen taloushallinto-ohjelmisto, jonka kautta tositteet, laskut ja palkkatiedot siirtyvät sähköisesti tilitoimistolle käsiteltäväksi.
Käytännön prosessi etenee yleensä näin:
- Alkukartoitus: Selvitetään yrityksen tilanne, tarpeet ja toiveet.
- Sopimus ja käyttöönotto: Sovitaan palveluista, hinnoittelusta ja otetaan ohjelmisto käyttöön.
- Juokseva yhteistyö: Yritys toimittaa tarvittavat tiedot, tilitoimisto hoitaa kirjanpidon ja muut sovitut tehtävät.
- Raportointi: Tilitoimisto tuottaa säännölliset raportit yrityksen taloudellisesta tilanteesta.
- Vuosirutiinit: Tilinpäätös, veroilmoitukset ja muut vuosittaiset tehtävät hoidetaan sovitusti.
Digitaaliset taloushallinto-ohjelmistot, kuten Netvisor ja Fennoa, tekevät yhteistyöstä sujuvaa riippumatta siitä, missä päin Suomea yritys sijaitsee. Tapaamiset hoituvat puhelimitse tai videoyhteyden kautta.
Mitä riskejä taloushallinnon ulkoistamiseen liittyy?
Taloushallinnon ulkoistamiseen liittyy riskejä, joista merkittävimpiä ovat tilitoimiston osaamattomuus tai epäluotettavuus, tietoturvariskit sekä se, että yrittäjä menettää kosketuksen oman yrityksensä talouteen. Nämä riskit ovat kuitenkin hallittavissa huolellisella tilitoimiston valinnalla ja selkeillä sopimuksilla.
Yleisimmät riskit ja niiden hallinta:
- Laadun vaihtelu: Valitse auktorisoitu tilitoimisto, joka on sitoutunut alan standardeihin ja jatkuvaan kehittämiseen.
- Tietoturva: Varmista, että tilitoimisto käyttää tietoturvallisia ohjelmistoja ja noudattaa tietosuojasäännöksiä.
- Taloudellinen sokeus: Pyydä säännölliset raportit ja pidä itsesi ajan tasalla yrityksesi luvuista.
- Riippuvuus yhdestä toimijasta: Huolehdi, että sopimuksessa on selkeät ehdot yhteistyön päättämisestä ja aineiston luovuttamisesta.
Riskien minimoimiseksi kannattaa valita tilitoimisto, jolla on selkeä ja läpinäkyvä toimintatapa sekä todistettua osaamista.
Miten valita oikea tilitoimisto pienyritykselle?
Oikean tilitoimiston valinnassa ratkaisevia tekijöitä ovat ammattitaito, luotettavuus, käytettävä teknologia ja se, miten hyvin tilitoimisto ymmärtää juuri sinun yrityksesi toimialan ja tarpeet. Auktorisoitu tilitoimisto tarjoaa lisävarmuuden siitä, että palvelu täyttää alan vaatimukset.
Kiinnitä valinnassa huomiota erityisesti seuraaviin asioihin:
- Auktorisointi: Taloushallintoliiton auktorisointi on merkki laadusta ja luotettavuudesta.
- Ohjelmistot: Modernit pilvipohjaiset järjestelmät tekevät yhteistyöstä sujuvaa ja läpinäkyvää.
- Palveluiden laajuus: Varmista, että tilitoimisto pystyy tarjoamaan kaikki tarvitsemasi palvelut myös yrityksen kasvaessa.
- Viestintä: Hyvä tilitoimisto on helposti tavoitettavissa ja kommunikoi selkeästi.
- Henkilökemia: Luottamuksellinen yhteistyösuhde syntyy, kun kemiat kohtaavat.
Kannattaa pyytää tarjous useammalta tilitoimistolta ja kysyä, miten he käytännössä hoitaisivat juuri sinun yrityksesi asiat. Hyvä tilitoimisto kuuntelee, räätälöi palvelunsa tarpeidesi mukaan ja pitää sinut ajan tasalla yrityksesi taloudesta.