Tilitoimiston vaihto kannattaa suunnitella hyvissä ajoin, mielellään vähintään muutama kuukausi ennen haluttua vaihtopäivää. Paras ajankohta on tilikauden vaihde, jolloin siirtyminen on selkeintä sekä kirjanpidon jatkuvuuden että aineiston siirron kannalta. Alla käymme läpi kaikki oleelliset kysymykset, joita tilitoimiston vaihtamiseen liittyy.
Milloin tilitoimiston vaihto kannattaa tehdä?
Tilitoimiston vaihto kannattaa ajoittaa tilikauden loppuun, sillä silloin kirjanpidon saldot ovat selkeät ja uusi tilitoimisto voi aloittaa puhtaalta pöydältä uuden tilikauden alusta. Näin vältytään ylimääräiseltä kesken tilikauden tehtävältä selvitystyöltä ja aineiston jakamiselta kahden toimiston kesken.
Käytännössä paras hetki aloittaa vaihtoprosessi on siis muutama kuukausi ennen tilikauden päättymistä. Tämä antaa riittävästi aikaa kilpailuttaa tilitoimistoja, tutustua vaihtoehtoihin ja sopia uuden kumppanin kanssa käytännön järjestelyistä ilman kiirettä.
Tilitoimiston vaihtaminen onnistuu myös kesken tilikauden, jos nykyinen yhteistyö ei toimi. Kirjanpitäjän vaihto kesken vuoden vaatii hieman enemmän koordinointia, mutta ammattitaitoisen tilitoimiston kanssa sekin sujuu joustavasti.
Mitä tilitoimiston vaihtamisessa pitää ottaa huomioon?
Tilitoimiston vaihtamisessa tärkeintä on varmistaa kirjanpidon katkeamaton jatkuvuus, aineiston sujuva siirtyminen ja selkeä sopimuksen päättäminen vanhan toimiston kanssa. Hyvä suunnittelu etukäteen tekee prosessista huomattavasti helpomman.
Muutamia keskeisiä asioita, joihin kannattaa kiinnittää huomiota:
- Irtisanomisaika: Tarkista nykyinen sopimuksesi. Monissa tilitoimistosopimuksissa on irtisanomisaika, joka on tyypillisesti yhdestä kolmeen kuukautta.
- Aineiston omistajuus: Kirjanpitoaineisto kuuluu aina sinulle yrittäjänä. Varmista, että saat kaikki tiedot ja asiakirjat haltuusi.
- Käyttöoikeudet järjestelmiin: Selvitä, mitä ohjelmistoja on käytetty ja miten aineisto saadaan siirrettyä tai vietyä ulos.
- Avoimet tehtävät: Sovi vanhan tilitoimiston kanssa, mitkä tehtävät se hoitaa loppuun ennen siirtymistä.
- Viestintä: Ilmoita vaihdosta ajoissa sekä vanhalle että uudelle tilitoimistolle, jotta molemmat voivat valmistautua.
Ammattitaitoinen tilitoimisto osaa neuvoa sinua kaikissa näissä käytännön asioissa ja auttaa siirtymäprosessissa alusta alkaen.
Miten uusi tilitoimisto valitaan?
Uusi tilitoimisto kannattaa valita vertailemalla osaamista, palvelun laajuutta, ohjelmistoja ja henkilökemioita. Tilitoimiston kilpailutus ei tarkoita pelkästään hintojen vertailua, vaan ennen kaikkea oikean kumppanin löytämistä liiketoimintasi tueksi.
Kiinnitä valinnassa huomiota ainakin seuraaviin asioihin:
- Auktorisointi: Taloushallintoliiton auktorisoitu tilitoimisto on sitoutunut noudattamaan alan eettisiä ohjeita ja laadunvalvontaa. Tämä on vahva laadun tae.
- Henkilöstön pätevyys: KLT-tutkinto on kirjanpitoalan korkein ammattitutkinto. Meillä avainosaajillamme on KLT-tutkinto, ja pyrimme jatkossakin palkkaamaan KLT-kirjanpitäjiä. PHT on palkanlaskijan vastaava tutkinto.
- Sopiva koko: Liian suuri toimisto voi tuntua kasvottomalta, liian pieni taas haavoittuvaiselta. Me olemme juuri sopivan kokoinen, jotta jokainen asiakas saa yksilöllistä ja räätälöityä palvelua, mutta tiimissämme on silti laaja-alaista osaamista, ja lähes kaikki tiimin jäsenet ovat myös yrityksen osakkaita, mikä takaa aidon sitoutumisen.
- Modernit ohjelmistot: Pilvipohjaiset järjestelmät, kuten Netvisor ja Fennoa, tekevät yhteistyöstä sujuvaa ja läpinäkyvää.
- Palvelukieli: Jos tarvitset palvelua ruotsiksi tai englanniksi, varmista se etukäteen.
Muista, että hyvä tilitoimisto maksaa itsensä nopeasti takaisin. Osaava kirjanpitäjä ei ainoastaan pidä numeroita kunnossa, vaan ymmärtää liiketoimintaasi ja on tukenasi päätöksenteossa.
Miten kirjanpitoaineisto siirretään tilitoimistoa vaihtaessa?
Kirjanpitoaineiston siirto tapahtuu pääsääntöisesti niin, että vanha tilitoimisto toimittaa aineiston sovitussa muodossa, ja uusi tilitoimisto ottaa sen vastaan ja vie tiedot omaan järjestelmäänsä. Prosessi on nykyään pitkälti digitaalinen, mikä tekee siirrosta selkeämpää kuin ennen.
Siirrettävää aineistoa ovat tyypillisesti:
- Kirjanpidon tositteet ja tiliotteet
- Pääkirja ja tasekirja aiemmilta tilikausilta
- Avoimet myynti- ja ostolaskut
- Palkanlaskennan tiedot ja henkilöstörekisteri
- Veroilmoitukset ja viranomaisilmoitukset
Kirjanpitolainsäädäntö velvoittaa säilyttämään kirjanpitoaineistoa useita vuosia, joten varmista, että kaikki aineisto on tallessa ja saatavilla myös siirtymisen jälkeen. Uusi tilitoimisto voi auttaa tarkistuslistalla, jotta mitään tärkeää ei jää siirtämättä.
Kuinka kauan tilitoimiston vaihto kestää?
Tilitoimiston vaihto kestää tyypillisesti yhdestä kolmeen kuukautta sopimuksen irtisanomisesta siihen, kun uusi tilitoimisto hoitaa kaiken itsenäisesti. Aikatauluun vaikuttavat eniten vanhan sopimuksen irtisanomisaika ja se, miten nopeasti aineiston siirto saadaan tehtyä.
Käytännössä prosessi etenee usein näin:
- Kilpailutus ja uuden tilitoimiston valinta
- Vanhan sopimuksen irtisanominen
- Siirtymävaiheen sopiminen molempien osapuolten kanssa
- Aineiston siirto ja perehdytys uudelle toimistolle
- Uuden tilikauden aloitus uuden tilitoimiston kanssa
Kun vaihto suunnitellaan hyvissä ajoin ja kaikki osapuolet ovat sitoutuneita, prosessi sujuu yleensä ongelmitta. Kiireessä tehty vaihto voi aiheuttaa turhia viivästyksiä tai aukkoja kirjanpitoon.
Mitä tilitoimiston vaihto maksaa?
Tilitoimiston vaihtaminen ei yleensä aiheuta erillisiä siirtymismaksuja, mutta vanhalla toimistolla saattaa olla sopimuksessa mainittuja kuluja aineiston luovuttamisesta tai lopputilityksen tekemisestä. Nämä kannattaa selvittää etukäteen sopimuksesta.
Uuden tilitoimiston hinnoittelu perustuu tavallisesti kuukausittaiseen kiinteään hintaan tai tuntiveloitukseen, riippuen palveluiden laajuudesta. Vertaile tarjouksia, mutta älä valitse pelkän hinnan perusteella. Halvin vaihtoehto ei aina ole paras, ja heikko taloushallinto voi maksaa yritykselle moninkertaisesti enemmän kuin hintaero laadukkaaseen palveluun.
Taloushallinto on yrityksen toiminnan perusta, ja siksi on tärkeää, että se on osaavissa käsissä. Kun valitset oikean kumppanin, investointi maksaa itsensä takaisin nopeasti parempana talouden hallintana, oikea-aikaisina ilmoituksina ja ennen kaikkea mielenrauhana, joka syntyy siitä, että voit keskittyä itse yrittämiseen. Ota yhteyttä ja kysy lisää palveluistamme.