Milloin tilitoimiston vaihtaminen kannattaa?

Tilitoimiston vaihtaminen kannattaa aloittaa heti, kun huomaat, että nykyinen yhteistyö ei enää palvele yrityksesi tarpeita. Paras ajankohta vaihdolle on tilikauden päättyessä, mutta vaihto on mahdollinen milloin tahansa vuoden aikana. Tässä artikkelissa käymme läpi keskeisimmät merkit, käytännön askeleet ja tärkeimmät kysymykset, joita kannattaa esittää uudelle tilitoimistolle ennen päätöstä.

Mitkä merkit kertovat, että tilitoimistoa kannattaa vaihtaa?

Tilitoimiston vaihtaminen on aiheellista silloin, kun kirjanpitäjäsi ei vastaa viesteihin ajoissa, raporteissa toistuu virheitä tai sinulla on tunne, ettei kukaan oikeasti ymmärrä liiketoimintaasi. Nämä ovat selkeitä merkkejä siitä, että yhteistyö ei toimi niin kuin sen pitäisi.

Tilitoimiston vaihdon syyt vaihtelevat yrityksestä toiseen, mutta useimmat yrittäjät tunnistavat samat varoitusmerkit:

• Hitaat vastausajat tai toistuvat viivästykset raporteissa ja ilmoituksissa
• Virheet kirjanpidossa tai veroilmoituksissa, jotka aiheuttavat lisätyötä tai kustannuksia
• Palvelu tuntuu kasvottomalta eikä kirjanpitäjä tunne yrityksesi tilannetta
• Hinnoittelu on epäselvää tai laskut yllättävät kuukausittain
• Tilitoimisto ei hyödynnä digitaalisia työkaluja, vaan prosessit ovat paperisia ja hitaita
• Yrityksesi on kasvanut eikä nykyinen tilitoimisto pysty enää vastaamaan tarpeisiisi

Hyvä tilitoimisto ei ole vain numeroiden pyörittäjä, vaan aito kumppani, joka ymmärtää kasvavan yrityksen tarpeet ja on aina tukenasi. Jos yhteistyö tuntuu enemmän taakalta kuin tuelta, on aika harkita tilitoimiston vaihtamista.

Milloin on paras ajankohta vaihtaa tilitoimistoa?

Paras ajankohta tilitoimiston vaihtamiselle on tilikauden vaihde eli useimmiten vuodenvaihde. Tällöin siirtymä on selkein, koska uusi tilitoimisto aloittaa puhtaalta pöydältä ilman kesken olevia kirjanpitojaksoja. Käytännössä vaihto onnistuu kuitenkin milloin tahansa vuoden aikana.

Tilikauden vaihde on suosituin ajankohta, koska:

• Historiatiedot siirtyvät selkeästi rajattuna kokonaisuutena
• Tilinpäätös jää edelliselle tilitoimistolle, eikä vastuunjako aiheuta epäselvyyksiä
• Uusi yhteistyö alkaa tuoreelta pohjalta ilman kesken olevia jaksoja

Jos tilanne on kuitenkin akuutti, esimerkiksi virheitä ilmenee jatkuvasti tai yhteistyö on täysin jumittunut, vaihto kannattaa tehdä viipymättä. Kesken tilikauden tehty tilitoimiston vaihto on parempi vaihtoehto, kuin jäädä odottamaan tilikauden loppua, jos nykyinen tilanne haittaa liiketoimintaasi. Uusi tilitoimisto osaa ottaa projektin haltuun myös kesken tilikauden.

Mitä tilitoimiston vaihtaminen käytännössä tarkoittaa?

Tilitoimiston vaihto tarkoittaa käytännössä sopimusten irtisanomista vanhan tilitoimiston kanssa, kirjanpitoaineiston ja historiatietojen siirtämistä uudelle toimijalle,  sekä uuden yhteistyön käynnistämistä. Prosessi on suoraviivaisempi kuin monet yrittäjät pelkäävät. Lisäksi jos järjestelmä pysyy samana, käytännössä siirto tarkoittaa vain käyttäjien päivittämistä ja tilannekatsausta uuden tilitoimiston kanssa.

Vaihtoprosessi etenee tyypillisesti seuraavasti:

1. Ota yhteyttä uuteen tilitoimistoon ja sovi aloituspalaveri, jossa kartoitetaan tarpeesi ja aikataulut
2. Irtisano sopimus nykyisen tilitoimiston kanssa sopimuksen ehtojen mukaisesti
3. Pyydä aineistot itsellesi, mukaan lukien kirjanpitoaineisto, tositteet ja mahdolliset salasanat järjestelmiin
4. Uusi tilitoimisto ottaa materiaalin haltuun ja tarkistaa, että kaikki on kunnossa ennen jatkamista
5. Yhteistyö käynnistyy sovitun aikataulun mukaisesti

Vanhalla tilitoimistolla on velvollisuus luovuttaa kaikki kirjanpitoaineistosi sinulle. Tämä on asiakkaan oikeus, eikä vaihtoa tarvitse pelätä sen takia. Moderni tilitoimisto, kuten Aabalance, hoitaa siirtymävaiheen sujuvasti ja pitää sinut ajan tasalla koko prosessin ajan.

Kuinka kauan tilitoimiston vaihtaminen kestää?

Tilitoimiston vaihtaminen käy nopeasti, kun sopimukset on irtisanottu ja aineisto on saatavilla.

Aikataulu riippuu muutamasta tekijästä:

• Irtisanomisaika: Nykyisessä sopimuksessa voi olla irtisanomisaika, joka on usein yhdestä kolmeen kuukautta
• Aineiston kunto: Jos kirjanpito on ajan tasalla, siirtymä on nopea. Jos taustalla on rästissä olevia jaksoja, niiden selvittäminen vie lisää aikaa
• Uuden tilitoimiston aloituskapasiteetti: Hyvät tilitoimistot ovat usein varattuja, joten aloitusajankohta kannattaa sopia hyvissä ajoin

Käytännössä kirjanpitäjän vaihtaminen ei tarkoita taukoja palvelussa, kun siirtymä on oikein aikataulutettu. Uusi kumppani pyrkii aina varmistamaan, että juoksevat asiat, kuten palkanlaskenta ja arvonlisäverotilitykset, hoituvat ajallaan koko siirtymävaiheen ajan.

Mitä kysyä uudelta tilitoimistolta ennen vaihtoa?

Ennen tilitoimiston vaihtoa kannattaa esittää uudelle toimijalle konkreettisia kysymyksiä palvelun laadusta, osaamisesta ja yhteistyön käytännöistä. Oikeat kysymykset paljastavat nopeasti, onko kyseessä aito kumppani vai pelkkä numeroiden käsittelijä.

Tärkeimmät kysymykset, jotka kannattaa esittää:

• Onko tilitoimistolla KLT-kirjanpitäjiä/PHT-palkanlaskijoita? KLT/PHT-tutkinto on alan korkein ammattipätevyys ja kertoo osaamisesta
• Onko tilitoimisto auktorisoitu? Taloushallintoliiton auktorisointi on merkki laadukkaasta ja valvotusta toiminnasta
• Mitä ohjelmistoja käytetään? Pilvipohjaiset järjestelmät, kuten Netvisor tai Fennoa, mahdollistavat reaaliaikaisen näkyvyyden omaan talouteen
• Kuka on nimetty vastuukirjanpitäjäni? Henkilökohtainen yhteyshenkilö on tärkeä – hän tuntee liiketoimintasi ja on aina ajan tasalla tapahtumista
• Miten hinnoittelu toimii? Pyydä selkeä erittely, jotta yllätyksiä ei tule laskuissa
• Miten siirtymävaihe hoidetaan? Hyvä tilitoimisto osaa kertoa prosessin selkeästi ja ottaa vastuun siirtymästä

Aabalance on Taloushallintoliiton auktorisoitu tilitoimisto, ja avainosaajillamme on KLT-tutkinto. Toimimme täysin pilvipohjaisesti Netvisor- ja Fennoa-ohjelmistoilla, joten asiakkaamme näkevät taloutensa tilanteen reaaliajassa. Olemme sopivan kokoinen kumppani: tarpeeksi pieni tarjotaksemme aitoa, henkilökohtaista palvelua, mutta riittävän osaava ja ammattitaitoinen vastaamaan kasvavan yrityksen kaikkiin tarpeisiin. Hyvä tilitoimisto maksaa itsensä nopeasti takaisin, ja olemme täällä auttamassa sinua juuri siinä.