Kyllä, kirjanpidon voi ulkoistaa määräajaksi, esimerkiksi pelkästään lomakaudeksi. Väliaikainen kirjanpidon ulkoistaminen on täysin mahdollista, ja monet pienyritykset sekä yksinyrittäjät hyödyntävät tätä ratkaisua erityisesti kesäkuukausina, kun oma kirjanpitäjä tai yrittäjä itse on poissa. Käytännön toimivuus riippuu kuitenkin siitä, kuinka hyvin siirto tilitoimistolle suunnitellaan etukäteen. Tässä artikkelissa käymme läpi tärkeimmät kysymykset väliaikaisesta kirjanpidon ulkoistuksesta, jotta voit tehdä harkitun päätöksen.
Mitä kirjanpidon väliaikainen ulkoistaminen käytännössä tarkoittaa?
Kirjanpidon väliaikainen ulkoistaminen tarkoittaa, että yritys siirtää kirjanpitonsa hoidon tilitoimistolle määräajaksi, kuten kesälomakauden ajaksi, ilman pitkäaikaista sopimusta. Tilitoimisto huolehtii sovitun jakson ajan kirjanpidon juoksevista tehtävistä, jotta lakisääteiset velvoitteet täyttyvät ajallaan myös yrittäjän poissaolon aikana.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että yritys toimittaa tositteensa ja muun taloushallinnon aineistonsa tilitoimistolle sovitulla tavalla, useimmiten sähköisesti. Tilitoimisto kirjaa tapahtumat, seuraa myynti- ja ostolaskuja sekä huolehtii mahdollisista arvonlisäveroilmoituksista. Lomakauden päättyessä kirjanpito palautetaan joko takaisin yritykselle tai siirto jatkuu uuden sopimuksen mukaisesti.
Digitaaliset taloushallinnon järjestelmät, kuten Netvisor ja Fennoa, tekevät väliaikaisesta ulkoistuksesta sujuvaa, sillä aineisto kulkee sähköisesti. Tämä madaltaa kynnystä kokeilla lyhytaikaista ulkoistusta merkittävästi.
Mitkä kirjanpitotehtävät sopivat parhaiten lyhytaikaiseen ulkoistukseen?
Lyhytaikaiseen ulkoistukseen sopivat parhaiten toistuvat ja selkeärakenteiset kirjanpitotehtävät, joissa ei tarvita syvällistä yrityskohtaista historiaa. Näitä ovat erityisesti juokseva kirjanpito, arvonlisäveroilmoitukset, myynti- ja ostolaskujen käsittely sekä palkanlaskenta.
Seuraavat tehtävät onnistuvat hyvin tilapäisenä toimeksiantona:
- Kuukausittainen juokseva kirjanpito
- Arvonlisäveroilmoitusten laatiminen ja lähettäminen
- Ostolaskujen tiliöinti ja hyväksymiskierros
- Myyntilaskujen seuranta ja maksumuistutukset
- Palkanlaskenta ja siihen liittyvät työnantajavelvoitteet.
Sen sijaan tilinpäätöksen laadinta tai verosuunnittelu vaativat syvempää tuntemusta yrityksen historiasta ja tavoitteista. Nämä tehtävät kannattaa jättää joko vakituiselle kirjanpitäjälle tai sopia erikseen, jos ne osuvat lomakauden sisälle. Mitä paremmin aineisto on järjestetty ennen ulkoistuksen alkua, sitä vaivattomammin lyhytaikainen tuuraus sujuu.
Onko lyhytaikainen ulkoistus kalliimpaa kuin jatkuva sopimus?
Lyhytaikainen kirjanpidon ulkoistus on tyypillisesti hieman kalliimpaa kuukautta kohden kuin pitkäaikainen sopimus. Tämä johtuu siitä, että tilitoimisto käyttää aikaa perehtymiseen, järjestelmien käyttöönottoon ja aineiston läpikäyntiin, ja nämä kustannukset jakaantuvat lyhyemmälle ajalle.
Hintaero ei kuitenkaan ole välttämättä suuri, jos yrityksen taloushallinto on selkeästi järjestetty ja aineisto toimitetaan sovitussa muodossa. Sähköiset järjestelmät nopeuttavat perehdytystä huomattavasti verrattuna paperiseen kirjanpitoon. Tilitoimisto voi myös tarjota kiinteähintaisen paketin lomakauden ajaksi, jolloin kustannukset ovat etukäteen tiedossa.
Kustannuksia kannattaa verrata vaihtoehtoihin: yrittäjän oma aika lomakauden kirjanpitoon on myös kustannus, samoin riski myöhästyneistä ilmoituksista koituvista viivästysmaksuista. Kun nämä tekijät lasketaan mukaan, väliaikainen ulkoistus osoittautuu usein kustannustehokkaaksi ratkaisuksi.
Mitä riskejä lyhytaikaiseen kirjanpidon ulkoistukseen liittyy?
Lyhytaikaiseen kirjanpidon ulkoistukseen liittyy muutamia todellisia riskejä, joista merkittävin on tiedonkulun katkeaminen. Jos tilitoimistolle ei anneta riittävästi taustatietoa yrityksen toiminnasta, kirjanpitoon voi syntyä virheitä tai epäjohdonmukaisuuksia, jotka tulevat ilmi vasta myöhemmin.
Muita huomionarvoisia riskejä ovat:
- Puutteellinen perehdytys: Tilitoimisto ei tunne yrityksen erityispiirteitä, kuten projektilaskutusta tai toimialakohtaisia tiliöintikäytäntöjä.
- Aineiston toimitusongelmat: Jos tositteet eivät saavu ajallaan tai ovat epätäydellisiä, kirjanpito viivästyy.
- Vastuunjako epäselvä: Sopimuksessa on määriteltävä selkeästi, mitkä tehtävät kuuluvat ulkoistukseen ja mitkä jäävät yritykselle.
- Järjestelmäyhteensopivuus: Jos yritys käyttää eri ohjelmistoa kuin tilitoimisto, tiedonsiirto voi vaatia lisätyötä.
Nämä riskit ovat hallittavissa hyvällä ennakkosuunnittelulla. Selkeä kirjallinen sopimus, kunnollinen perehdytys ennen lomakautta ja sovitut toimitustavat aineistolle riittävät yleensä pitämään riskit minimissä.
Milloin kannattaa harkita pysyvää ulkoistusta lomakauden sijaan?
Pysyvää kirjanpidon ulkoistusta kannattaa harkita, kun esimerkiksi lomakauden tuuraus paljastaa, että kirjanpito vie yrittäjältä itseltään liikaa aikaa tai energiaa ympäri vuoden. Jos lomakauden ulkoistus tuntui helpottavalta eikä kirjanpidon palauttaminen omalle vastuulle houkuta, se on selkeä merkki siitä, että pysyvä ratkaisu voisi palvella paremmin.
Pysyvä ulkoistus on erityisen kannattava silloin, kun:
- Yritys kasvaa ja taloushallinnon työmäärä lisääntyy
- Kirjanpitolainsäädäntö tai verovelvoitteet tuntuvat monimutkaisilta seurata itse
- Yrittäjän ydinosaaminen on muualla kuin taloushallinnossa
- Virheistä tai myöhästymisistä on jo kertynyt ylimääräisiä kuluja
- Yrityksellä on kansainvälistä toimintaa tai erityisiä raportointivaatimuksia
Me Aabalancella hoidamme mielellään sekä lomakauden kirjanpitotuurauksia ja palkanlaskentaa että pidempiaikaisia taloushallinnon kokonaisratkaisuja. Monet asiakkaistamme ovat aloittaneet juuri lomakauden ulkoistuksella ja huomanneet sen jälkeen, että pysyvä yhteistyö vapauttaa aikaa liiketoiminnan kehittämiseen ympäri vuoden. Otamme jokaisen yrityksen vastaan yksilöllisesti ja räätälöimme palvelut juuri teidän tarpeisiinne, olipa kyseessä muutaman kuukauden tuuraus tai koko taloushallinnon ulkoistaminen.